Bedrijfsvoering

In de begroting is naast het programma Bedrijfsvoering, ook een paragraaf Bedrijfsvoering opgenomen. Het programma Bedrijfsvoering gaat in op onze ambities, de paragraaf Bedrijfsvoering is een verplichting in het BBV en richt zich op de (interne) beheersing en controle, toezicht en verantwoording. We benoemen de minimale voorwaarden vanuit de toezichthouders maar ontwikkelen en benoemen hierbij ook onze eigen ambitie.

1. Doorontwikkeling P&C-cyclus
In de kadernota 2020 is de doorontwikkeling van de P&C-cyclus opgenomen. Het doel van de doorontwikkeling is het meer c.q. beter verbinden van doelen, activiteiten en de benodigde middelen (de 3 W-vragen (wat willen we bereiken, wat gaan we daar mee doen, wat mag het kosten). Met de aanpassing van de P&C cyclus in 2020 hebben we hier stappen in gezet (middels de 1e en 2e technische wijzigingen waarmee wordt nagestreefd om de afwijking tussen begroting en realisatie steeds kleiner te maken. Hiermee streven we ook een vermindering van rechtmatigheidsfouten na.

2. Rechtmatigheidsverantwoording
Met wat vertraging gaat met ingang van het begrotingsjaar 2023 de wetswijziging in, waardoor het college verantwoording gaat afleggen over de rechtmatigheid van de baten, de lasten en de balansmutaties; oftewel een rechtmatigheidsverantwoording. Deze taak ligt tot de jaarrekening 2022 formeel nog bij de accountant, die een oordeel geeft over de rechtmatigheid én getrouwheid van de jaarrekening.
In de nieuwe situatie zal de accountant zich beperken tot een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening. De rechtmatigheidsverantwoording wordt onderdeel van de (financiële) jaarrekening, waarbij in deze paragraaf bedrijfsvoering de rechtmatigheidsverantwoording wordt toegelicht. Met de raad is afgesproken dat alle geconstateerde rechtmatigheidsfouten > € 100.000 zullen worden toegelicht in deze paragraaf.
 De volgende aspecten vallen onder de rechtmatigheidsverantwoording van het college:

• Begrotingsrechtmatigheid (overschrijding van de lasten per programma)
• Voorwaardencriterium (toetsing aan de wet- en regelgeving)
• Misbruik en oneigenlijk gebruik (is er sprake van fraude of het misbruiken van regelingen).

Deze verantwoording bevat vanaf 2032 de uitgevoerde controles, eventuele bevindingen omtrent rechtmatigheid, en de daaraan gekoppelde vervolgacties. met de raad is afgesproken dat we vooruitlopend hierop al in deze paragraaf ingaan op deze rechtmatigheidsverantwoording:

2.1 Begrotingsrechtmatigheid
Begrotingsrechtmatigheid en kredietoverschrijdingen bewaken we gedurende het jaar. Waar nodig worden, via begrotingswijzigingen (bestuursrapportage en/of technische wijzigingen), wijzigingen aan de raad voorgelegd. Voor de jaarrekening is getoetst in hoeverre er sprake is van een overschrijding van de begroting. Hierbij wordt getoetst op overschrijding van de lasten per begrotingsprogramma en van de overschrijding van de investeringskredieten.
Uit de analyse van de begrotingsrechtmatigheid kwamen geen formele overschrijdingen op programma-niveau naar voren. Bij de investeringskredieten was sprake van één overschrijding. Voor een nadere analyse verwijzen we naar verwijzen we naar paragraaf 3.5.1.

2.2 Voorwaardencriterium
Ter voorbereiding op deze wijziging staan we nu al kort stil bij de uitkomsten van de rechtmatigheidstoetsing over het jaar 2022 aan de hand van de belangrijkste processen waar rechtmatigheidstoetsing speelt. Dit betreft vooral de toetsing op Europese aanbestedingsregels, maar ook het subsidieproces, participatiewet, treasury en verbonden partijen.

Toetsing op europese aanbestedingsregels
Uit de spend-analyse (controle van alle contracten en opdrachten met een waarde groter dan € 50.000) kwam in één geval een aanbestedingsfout naar voren. Dit betrof de inhuur ten behoeve van een project die vanwege uitval en ziekte langer verlengd moest worden dan gepland. Daamee is de totale opdrachtwaarde boven de europese aanbestedingsgrens (€ 215.000) uitgekomen . Per 2023 is dit contract inmiddels aangepast zodat de aanbestedingsfout beperkt is tot € 122.000 in 2022. Verreweg de meeste inhuur van de gemeente gaat via een DAS (dynamisch aankoop systeem) waamee de risico's op onrechtmatige inkoop fors wordt verminderd. Inmiddels is bovengenoemde inhuur ook omgezet naar een DAS.

In 2022 speelde daarnaast natuurlijk de verplichte contractering van gascontracten met Gazprom, maar daar was in onze ogen geen sprake van een onrechtmatige inkoop, aangezien dit was opgelegd door de overheid.

Subsidieproces
Bij het proces van subsidieverlening is sprake van een 100% controle; Alle subsidies worden gecontroleerd op inhoudelijke en procedurele aspecten: heeft de aanvrager de activiteiten uitgevoerd conform de subsidiebeschikking, en is voldaan aan eisen als een jaarverslag, accountantsverklaring en dergelijke. Uit de controles van het gemeentelijk subsidieproces kwamen geen financiële onrechtmatigheden naar voren. De accountant maakte vorig jaar de opmerking dat niet in alle gevallen de afhandelingstermijnen werden gehaald. Dit heeft onze aandacht maar dit heeft financiële gevolgen gehad.

Participatiewet
Dit is belegd bij de WIL. Bij het opstellen van de jaarrekening was nog niet bekend of er sprake is geweest van onrechtmatigheden.

Treasury
De controle op treasury betreft vooral rechtmatigheidstoetsingen. We hebben te maken met wetgeving als de wet Fido, Schatkistbankieren, Ruddo. Per kwartaal vindt verantwoording plaats over de kageldlimiet. Er was geen sprake van een overschrijding. Tevens wordt de renterisiconorm (spreiding van de aflossingen langlopende leningen) bewaakt. Er was geen sprake van onrechtmatigheden.

Fraude
De commissie BBV adviseert daaarnaast in de recente notitie Kadernota Rechtmatigheid 2022 om geconstateerde fraude uit de eigen organisatie in deze paragraaf toe te lichten. Dit komt jaarlijks terug aan de hand van een frauderisico-inventarisatie. In 2022 heeft zich geen fraude uit de eigen organisatie voorgedaan.

Uit de overige uitgevoerde controles kwamen geen rechtmatigheidsfouten naar voren.
Daarmee kwam het totaal van geconstateerde fouten op € 122.000 voor 2022.

2.3 Misbruik- en oneigenlijk gebruik
Ter voorkoming van misbruik (te zien als fraude) en oneigenlijk gebruik (geen fraude maar handelen in strijd met de gedachte van de wet) is er aandacht voor de risicobeheersing binnen het specifieke proces. De belangrijkste processen waar dit speelt zijn de Participatiewet, WMO en jeugd en subsidies. Binnen deze processen is afdoende aandacht voor de toetsing op M&O. Waar nodig wordt door de gemeente onderzoek gedaan. Hiervoor kan de Sociale Recherche worden ingezet.

3. Toezichtinformatie
De Wet revitalisering generiek toezicht (Wet Rgt) heeft tot doel het interbestuurlijk toezicht van de verschillende bestuurslagen te verbeteren. Het uitgangspunt van de wet is dat het interbestuurlijk toezicht is verschoven van verticaal toezicht naar horizontale verantwoording: van verantwoording van gemeente naar rijk of provincie (verticaal), werken we toe naar een verantwoording van college aan de raad (horizontaal). De gemeenteraad is derhalve primair verantwoordelijk om toezicht te houden op het college omtrent medebewindstaken. Het verticale toezicht, door provincie of rijk, blijft bestaan, maar zal meer op de achtergrond worden uitgevoerd. Voor de provincie is dit vastgelegd in de provinciale verordening systematische toezichtinformatie provincie Utrecht. Voor het rijk ligt dit vast in diverse wetgeving per medebewindstaak.

3.1 Provincie als toezichthouder
Dit betreft de volgende domeinen:

• Financieel toezicht
• Informatie- en archiefbeheer
• Omgevingsrecht (Wabo, RO, Monumenten en Archeologie)
• Huisvesting vergunninghouders

De provincie hanteert een score aan de hand van kleuren:

• Groen: Adequaat/ Voldoet, betekent voldoende of repressief toezicht in het geval van financieel toezicht
• Geel  redelijk adequaat/ voldoet deels, voor verbetering vatbaar
• Rood: niet adequaat/ voldoet niet, onvoldoende (of preventief toezicht in het geval van financieel toezicht)

De raad is over deze interbestuurlijke toezichttaken geïnformeerd aan de hand van jaarlijkse verantwoordingen en of brieven.

3.2 Rijk als toezichthouder
Het rijk is verticaal toezichthouder op informatieveiligheid, privacy en landelijke digitale voorzieningen zoals basisregistraties en DigiD.

Informatieveiligheid en privacy
Dit jaar hebben we privacy ambassadeurs ingesteld: medewerkers die binnen hun eigen afdeling en team het belang van privacy en informatiebeveiliging onder de aandacht brengen. Ze zijn vraagbaak voor hun directe collega's op deze onderwerpen. De privacy ambassadeurs werken met elkaar samen en worden in hun taak gecoacht door leden van de privacy office.
Juiste kennis, houding en gedrag van alle medewerkers zijn fundamenteel om privacy en informatieveiligheid te bevorderen. We hebben de bewustwordingscampagne hierover voortgezet. Op Huisnet hebben we periodiek berichten geplaatst, soms naar aanleiding van actualiteit. Ook zetten we e-learning in: alle medewerkers ontvingen wekelijks een e-mail met een vraag over informatieveiligheid en privacy. We hebben het Grote Datalekkenspel ingezet om teams bewust te maken van de gevoelige informatie die ze gebruiken en met hen te bespreken hoe ze daar beter mee om kunnen gaan. In 2022 hebben onder meer het MT en een deel van de Raad dit spel gespeeld.
Bij risicovolle projecten of andere veranderingen, kan een DPIA verplicht zijn om vooraf risico's in kaart te brengen en maatregelen te treffen. Dat is een arbeidsintensief en (soms) tijdrovend instrument. Daarom hebben we het proces verbeterd en een pre-DPIA ingevoerd: een kortere scan die duidelijk maakt of een volledige DPIA nodig is.
De privacy office is tweemaal in gesprek gegaan met het managementteam van elke afdeling. In die gesprekken was aandacht voor concrete situaties in de afdeling en de taken en verantwoordelijkheden van management op het gebied van privacy en informatiebeveiliging.
Het college heeft het informatiebeveiligingsplan vastgesteld over de periode 2022-2023.Het vloeit voort uit het in november 2021 vastgestelde strategische informatiebeveiligingsbeleid. Het plan behandelt de belangrijkste en meest urgente onderwerpen.
Een essentieel onderdeel van de beveiligingsstrategie is het detecteren en oplossen van kwetsbaarheden. We hebben een kwetsbaarhedenscanner aangeschaft en in gebruik genomen.
Nieuwegein heeft deelgenomen aan bestuurlijke gesprekken rondom het thema digitale veiligheid die de VNG heeft georganiseerd. Tijdens de gesprekken hebben gemeentebestuurders en -adviseurs met collega’s uit een andere gemeente van gedachten gewisseld en van elkaar geleerd. 

ENSIA
De gemeente legt jaarlijks verantwoording af over informatiebeveiliging aan het rijk en de gemeenteraad. Het gaat om audits en zelfevaluatie rapportages over het gebruik van landelijke voorzieningen. Al deze audits en zelfevaluaties zijn gebundeld in de Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA), dat aansluit op de gemeentelijke planning en control-cyclus. In deze jaarrekening rapporteren wij over deze zelfevaluaties en audits.  

Voor de Basisregistratie Personen (BRP) en Reisdocumenten, Digitale persoonsidentificatie (DigiD), Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG), Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT), Basisregistratie Ondergrond (BRO) en de Structuur uitvoeringsorganisatie Werk en Inkomen (SUWI) voldoen we (ruim) aan de gestelde eisen. Dit jaar voldoet ook WIL aan alle normen voor SUWI.

4. Onderzoeken in het kader van artikel 213a gemeentewet
Op grond van artikel 213a van de Gemeentewet onderzoekt het college periodiek de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door hem gevoerde bestuur en deelt de resultaten hiervan met de raad. In de begroting 2022 werden twee onderwerpen aangekondigd, Onderstaand gaan we kort in op deze uitgevoerde onderzoeken.

1. Evaluatie informatie aanpak meldingen openbare ruimte
2. Monitor Sociale Kracht

ad1. Evaluatie informatie aanpak meldingen openbare ruimte
Dit onderzoek betrof een klanttevredenheid van inwoners over de toepassing van de informele aanpak bij bezwaren en het bezwaarproces in zijn geheel. Dit onderzoek is nog niet afgerond en zal in 2023 worden uitgevoerd. Hierbij zal een inwoner na een klacht of bezwaar een vragenlijst voorgelegd worden.

ad 2. Monitor Sociale Kracht

In het eerste kwartaal van 2022 is voor de vierde keer de tweejaarlijkse Monitor Sociale Kracht uitgevoerd. U bent hier in avond voor de stad in januari 2023 nader over geinformeerd.

Onderstaand een overzicht van de eerder uitgevoerde en lopende onderzoeken in het kader van artikel 213a Gemeentewet doelmatigheid en doeltreffendheid.

Tabel: Overzicht onderzoeken 213a

5. Fiscaal in control
De fiscale omgeving waar binnen gemeenten opereren is de afgelopen jaren steeds complexer geworden. Zo is de relatie met de belastingdienst verschoven van principle-based (geest van de wet) naar meer rule-based (letter van de wet). De onderlinge contacten zijn daardoor veel formeler en de belastingdienst biedt minder ruimte voor vooroverleg of andersoortige afstemming aan de voorkant. Daarnaast is de wet- en regelgeving gewijzigd en op diverse onderdelen complexer geworden. Dat betekent dat we in onze boekhouding meer maatwerk, passend bij steeds meer bijzondere situaties, moeten aanbrengen. De invoering van de vennootschapsbelasting (vpb) voor lagere overheden heeft een compleet nieuw boekhoudkundig vraagstuk met zich meegebracht, met daaraan gekoppeld een extra set aan administratieve handelingen en controles.

Als gemeente Nieuwegein voeren wij een fiscaal beleid dat gericht is op het realiseren van de maatschappelijk doelen die door de gemeente zijn afgesproken. De gemeente doet dit binnen de fiscale wet- en regelgeving en is in staat, zowel intern als extern, hier tijdig, juist en volledig verantwoording over af te leggen. Binnen de kaders van het maatschappelijk doel en de wet- en regelgeving streven wij naar een zo gunstig mogelijk onderbouwd fiscaal resultaat. Vanuit de middelen die in de begroting 2021 beschikbaar zijn gesteld wordt de personele capaciteit op fiscaal terrein uitgebreid.

Uitgangspunten
Dit realiseren wij door de volgende maatregelen:

1. Wij hanteren een zuivere interpretatie van de wet- en regelgeving, die ook binnen wet- en regelgeving operationeel praktisch en proportioneel uitvoerbaar is.
2. De gemeente staat voor een rechtvaardige belastingheffing. Wat moet worden betaald, betaalt de gemeente tijdig. Echter niet meer dan noodzakelijk.
3. De gemeente neemt– in het kader van het maatschappelijk belang – bij dossiers een eigen standpunt in, binnen de kaders van de wet. Dit standpunt dient een logische redeneerlijn te kennen en een goede fiscaal juridische onderbouwing. Deze werkwijze kent een gecalculeerd risico maar borgt dat de gemeente een verdedigbaar besluit neemt.
4. De gemeente werkt opgavengericht en kijkt van buiten naar binnen. De fiscaliteit is daarbij dienend, maar tevens een randvoorwaarde.
   Het raadplegen van een fiscaal specialist voor tactische en strategische plannen is daarom vanuit het opgavengericht werken verplicht.
5. Fiscale basiskennis wordt binnen de formatie op- en uitgebouwd. Voor grote, over het algemeen gemeente overstijgende en maatschappelijke relevante projecten, vraagt de gemeente te allen tijde extern fiscaal advies.
6. Iedereen die is betrokken bij het fiscale proces of die verantwoordelijk is voor de fiscaliteit heeft een proactieve houding. Dit uit zich in een hoog signaleringsniveau, het mogen en kunnen aanspreken van collega’s, het mogen en durven aangeven van het ‘niet-weten’ en doen wat is beloofd en is afgesproken;
7. Fiscale dilemma’s worden transparant besproken binnen en met het management. Het management voert hierop actief beleid en moedigt medewerkers aan dit te doen. In de organisatie zijn rollen en verantwoordelijkheden belegd die eraan moeten bijdragen dat risico’s maximaal worden teruggebracht. Ter verhoging van het fiscale bewustzijn is een werk- en stuurgroep structuur ingericht.

Tax Control Framework (TCF)
Het TCF bevat beheer- en controleplannen op de verschillende fiscale terreinen en de wijze waarop het fiscale advies in de organisatie wordt geborgd. Hiermee geven wij het handelingskader handen en voeten. Deze plannen dragen eraan bij dat de gemeente kan voldoen aan haar compliance–verplichting, zoals deze is opgedragen door de wetgever.
Bij volledig door- en uitvoeren en toepassen van het TCF worden de fiscale risico’s voor de gemeente Nieuwegein transparant gemaakt en zo veel als mogelijk beperkt.
Op grond van het opgestelde TCF én het rekenkamer-onderzoek in 2020 zijn vanaf de begroting 2021 extra middelen beschikbaar gesteld ad € 260.000. Sinds januari 2022 is de vaste bezetting uitgebreid met een ervaren fiscalist. Er is tijdelijk personeel ingehuurd , voor scholing en begeleiding van de nieuwe medewerker in de typisch gemeentelijke fiscale aspecten. De inhuur betrof ook de fiscale advisering bij grote projecten.

Activiteiten 2022

• De fiscale beleidsnota is 23 juni 2022 door de raad vastgesteld.
• we zijn dit jaar verder gegaan met het uitvoeren van interne controles gebaseerd op de controleplannen BTW en VPB.
• Met het TCF heeft de gemeente voldoende inzicht in de fiscale positie. Er zijn verbetertrajecten gestart voor de loonheffing en voor de btw.
• De voorgenomen centrale archivering van de ingenomen standpunten en controle-activiteiten inzake loonheffing volgt in 2023.
• Voor wat betreft de verbreding van de kennis in de organisatie: binnen de financiële afdeling zijn er trainingen geweest over WKR en over btw/BCF. De fiscale medewerkers hebben, o.a. middels workshops, hun kennisniveau up-to-date gehouden.
• In de P&C-producten (begroting, jaarrekening en BERAP) is gerapporteerd over de fiscaliteit. De fiscale werkgroep bewaakt de voortgang van de aanbevelingen uit het TCF.